1工程電子文件管理的制度及其要求

在對電子文件管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點

電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統內部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數字信息，眾所周知，數字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數字化管理體系

工程圖紙的數字化管理體系主要表現在三方面：雙機與多機系統、光盤鏡像服務系統、電子文件網絡移交管理系統。第一，雙機與多機系統：所謂雙機系統即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實用系統，這種系統根據其功能和軟件設計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，并通過這些自帶應用軟件進行無圖紙設計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務器中不同的系統伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統也是一種局域網系統，在系統應用方面，主要適用于較大的設計單位。通過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務器上，以達到全網協同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現資源上的共享。第二，光盤鏡像服務系統：即主要是通過利用光盤的鏡像服務和企業間的局域網來實現對客戶的數據庫訪問。其體現在以交換機為主題，連接WWW服務器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現訪問數據的整個過程。第三，電子文件網絡移交管理系統：利用該管理系統普遍應用于以設計為主題的相關工程類公司，其系統主要應用為局域網。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網絡的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關信息都要集中在計算機網絡上。建立相關的計算機網絡系統，其主要包括：